Looker Studio（旧：データポータル）で作成したレポートを自動メール配信する方法

Looker Studio（旧：データポータル）のメール配信機能をご存知ですか？
受信者の宛先はもちろんのこと、メールの件名と本文、送信する日時、リピート送信のスケジュールなどを設定し、効率的にレポートを配信できる便利なツールです。

配信スケジュールを設定したら、後は勝手にメール配信してくれるため、自動化による工数削減を図ることができます。

配信されるメールには、PDF化されたレポートが添付されます。
メール本文には、ブラウザでLooker Studioのレポートを見ることができる共有リンクのURLが記載されます。

※共有リンクのURLは、対象外のユーザーは共有リンクのURLにアクセスしてもデータポータルのレポートを表示することはできません。ブラウザでもLooker Studioのレポートを見せたい場合は、共有リンクを開けるように、共有ユーザーに設定する必要があります。

今回は、Looker Studio（旧：データポータル）で作成したレポートを自動メール配信する方法を紹介します。

自動メール配信の設定方法

まずは、Looker Studioにアクセスし、メール配信を設定したいレポートを開きます。
レポートを開いたら、右上の「＋共有」ボタンの横にある「▼」をクリックし、「配信のスケジュール」をクリックします。
メール配信の設定画面が表示されますので、ここで配信の条件などを設定していきます。

1.メール配信の宛先メールアドレス

宛先は複数設定可能です。
※Looker Studioの管理者アカウントが「差出人」および「宛先」にデフォルトで設定されており、これを変更することは出来ません。宛先に他のメールアドレスを「追加」することはできます。

2.メールの件名とメール本文（メッセージ）

「件名とメッセージをカスタマイズする」という項目のチェックボックスにチェックを入れると、件名とメッセージ（本文）の入力欄が表示されるので、任意に件名と本文が設定可能です。
ちなみになにも設定しない場合は、レポートの名前が件名になり、本文はありません。
関係者にメール送信をする場合には、件名と本文（メッセージ）をカスタマイズしたほうがよいでしょう。

3.メール配信に含めるページ

どのページをメール配信に含めるか、「ページ」のチェックボックスで選択可能です。
なお、レポートをメール配信するとPDFファイルで送られます。
メール内では最初の5ページだけが画像として表示されます。

4.メール配信の開始日と時間

次に、開始日と配信の時間を設定します。時間は30分単位で指定が可能です。
実際に試してみた感じ、指定した時間に対して1～5分程度の遅れでメールが届きます。
メール配信時にPDFファイルを生成するため、レポートのページ数が多いと多少時間がかかるケースがあるようです。

5.メール配信のリピート間隔

デフォルトで「毎日」「毎週」「毎月」「毎週平日」などが用意されていますが、リピート間隔をカスタマイズすることもできます。
「カスタム」から「週間」を選択すると、曜日単位での指定も可能です。

6.フィルタの設定

レポートのページに設定されているコントロール（期間設定やプルダウンなど）をメール配信時に適用するフィルタも用意されています。
レポート配信の設定が完了したら、最後に「保存」をクリックして設定は完了です。

自動配信されるメール（例）

HTML形式で届きます。最初の5ページだけが画像として表示されます。
また、本文上部の「View the interactive report:」横にあるレポート名をクリックすると、ブラウザでデータポータルのレポートを見ることができます。

メール配信スケジュールを変更・停止する方法

配信スケジュールを変更する場合は、まずは設定したときと同様に右上の「＋共有」ボタンの横にある「▼」をクリックして開き、「配信のスケジュール」をクリックします。
「メールの配信」の設定画面が開くので、「スケジュールの編集」をクリックします。
内容に変更を加えたら、「保存」をクリックして完了です。
メール配信自体を停止したいという場合は、縦の「：（3点リーダー）」マークをクリックして表示される「スケジュールを削除」をクリックすると、メール配信設定を削除することができます。

まとめ

Looker Studioの自動メール配信機能を活用することで、PDF化されたレポートや共有リンクを手間なく配信することができます。 設定手順もシンプルで、宛先や件名、本文のカスタマイズ、配信スケジュールやリピート間隔の設定など、柔軟な運用が可能です。

効率的なレポート配信を実現し、業務の自動化による工数削減を目指しましょう！

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